Система 5s – эффективная организация рабочего места

Попробуйте организовать свое рабочее место по системе 5s и увидите, как много всего можно успеть сделать за один рабочий день.

Здравствуйте, уважаемые читатели «Дневника Успеха»!

Сегодняшняя статья будет полезна тем людям, которые не знают, как организовать свое рабочее место, чтобы трудиться максимально эффективно. Именно для вас еще в середине ХХ века была придумана великолепная система 5s .

Не знаю, как вы, а я терпеть не могу беспорядка на рабочем месте.

Никогда не понимала людей, на рабочем столе которых размещаются живописные завалы из нужных файлов, художественных книг, рекламных брошюрок, конфетных фантиков, чашек с недопитым кофе, дисков, канцелярских принадлежностей, косметики и других немыслимых вещей, которым там вообще нечего делать.

Я никогда не понимала, как эти засранцы находят что-то в завалах на своем рабочем столе.

Если вы тоже грешите тем, что захламляете свое рабочее место, но очень хотите исправиться, тогда – вот вам полезные советы от самой организованной нации в мире: японцев.


Что такое 5s система?

Экономика Японии очень пострадала во время Второй мировой войны. Эта страна выступала сторонником фашистской Германии, и когда силы союзников одержали победу над гитлеровской коалицией, то инфраструктура и финансово-экономическая система Японии были разрушены практически до основания.

И все же, несмотря на безрадостные перспективы, японцы не опустили руки, а начали работать вдвое усерднее, пытаясь вернуть свое государства в качестве сильного игрока на мировую арену.

Полезных ископаемых, как и плодородных черноземов в Японии не было, поэтому правительство сделало ставку на промышленность и высокие технологии. Для того чтобы максимально быстро восстановить экономику державы, внедрялись различные новаторские схемы организации рабочего места и производственных процессов. Одной из наиболее эффективных стала 5s система .

Она названа так не случайно, потому что именно пять действий должен совершить каждый сотрудник компании (будь то курьер или генеральный директор), чтобы максимально эффективно организовать свое рабочее место.

В некоторых статьях я встречала поверхностное толкование этой системы. Мол, 5s – это практически то же самое, что и регулярная уборка своего рабочего места. С одной стороны – это так и есть, но с другой 5s – это не просто методика поддержания своего рабочего пространства в чистоте. Это настоящая философия, которая призвана сделать любое производства успешным и малозатратным.

5 этапов 5s системы

«Порядок — первый закон небес.»

Александр Поуп

Каждый работник, желающий организовать свое рабочее место по системе 5s, должен выполнять 5 этапов, которые обозначаются японскими иероглифами:

  1. ?? (Seiri), что можно перевести, как «сортирование».
То есть, все имеющиеся на его рабочем месте материалы сотрудник должен поделить на три кучки: очень нужные (те, что используются постоянно в работе), частично нужные (которые используются нечасто) и совершенно ненужные для работы (они никогда вам не пригодятся).
  • ?? (Seiton) переводится, как «порядок».

    Вам нужно навести порядок на своем рабочем месте (и самое главное – поддерживать его!) таким образом, чтобы все нужные вам вещи находились в зоне видимости, были легкодоступны (а не покоились под завалами хлама), были максимально удобными в использовании.

    К тому же, следует позаботиться о том, чтобы после применения их можно было запросто вернуть на место, не тратя на это много времени.
  • ?? (Seis?).

    С японского это слово переводится, как «уборка».

    Все предельно просто: вы должны регулярно (не раз в месяц, а – каждый день!) убирать свое рабочее место, чтобы оно было чистым и опрятным. Дотошные японцы вообще убирают свое рабочее место три раза в день:

    • утром (нужно приходить за 10–15 минут до начала рабочего дня, чтобы протереть пыль и подготовиться к труду);
    • в обед (обычно обеденный перерыв длится 1 час, постарайтесь уложиться в 50 минут, а оставшиеся 10 минут посвятить уборке своего рабочего места);
    • вечерняя (заканчивать свой рабочий день нужно не фразой «Ура-а-а! Наконец-то свободен!», а уборкой, чтобы на утреннее наведение порядка тратить как можно меньше времени).
  • ?? (Seiketsu) – «чистота», хотя более популярен другой перевод: «стандартизация».

    Дело в том, что японцы – аккуратная и педантичная нация. Если они внедряют какую-то систему, то без рабочих пошаговых инструкций, составления письменных планов. прописанных бонусов за выполнение предписаний руководителей, не обойтись.

    Да и вообще, в любом деле полезно иметь письменные должностные инструкции. Так вы избежите объяснений балбесов и лентяев, типа «А я не так понял…».
  • ? (Shitsuke), что переводится, как «воспитание».

    То есть, вы, как руководитель, должны не просто в двух словах объяснить на планерке, что с сегодняшнего дня мы внедряем какую-то японскую систему, а максимально точно, с иллюстрациями и примерами растолковать сотрудникам, чего вы от них хотите, а так же – следить за тем, как они выполняют ваши инструкции.

    Особо старательных нужно премировать, отстающих – штрафовать.

  • В чем польза системы 5s?

    Эта великолепная система пользуется большим спросом не только в Японии, но и в других странах. Сотни тысяч руководителей внедрили в своих компаниях 5s и убедились в эффективности данной системы.

    Благодаря ее использованию можно добиться:

    • Выравнивания показателей по количеству несчастных случаев. Часто именно беспорядок на рабочем месте приводит к травмам и инвалидности.
    • Эстетической привлекательности рабочего места, даже если в вашем кабинете стоит простая мебель, да и ремонт бы в нем не мешало сделать.
    • Повышения эффективности рабочего процесса.
    Вспомните, сколько времени вы тратили каждый раз, пытаясь найти нужный документ среди завалов на своем столе. А как злились. когда нужно было вернуть файл в нижнюю папку, которая покоится под грудой десятка других.
  • Уменьшения времени, затрачиваемого на выполнение того или иного задания, причем – не за счет качества, а за счет наведения порядка на рабочем месте.
  • Улучшения рабочего климата.

    Беспорядок в доме или в офисе негативно влияет на психическое состояние человека. Не добавляет настроения и необходимость долго копаться, чтобы найти то, что нужно.

  • А на видео ниже в картинках представлена система 5s,

    внедренная на заводе в Японии.

    Смотрите и учитесь!

    Попробуйте и вы организовать свое рабочее место по системе 5s. и вы увидите, как много можно успеть сделать на протяжении одного рабочего дня и при этом остаться бодрячком, а не истериком с дергающимся глазом.

    По материалам сайта: http://dnevnyk-uspeha.com